In het voorjaar van 2002 is Pictura begonnen met het digitaliseren van de Collectie Veenhuijzen van het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG). Deze verzameling knipsels, afkomstig uit de periode van ±1870 tot 1930, is eerst gescand, waarna de collectie toegankelijk is gemaakt door het toevoegen van metagegevens. Om dit in zo kort mogelijke tijd te realiseren is gekozen voor een webbased aanpak. Het is hierdoor een uniek project geworden; het concept om via het Internet personen de metagegevens te laten invoeren is heel succesvol gebleken. Binnen 3 weken zijn meer dan 50.000 records ingevoerd.

Bij de uitvoering van het project Veenhuijzen was het belangrijk een manier te vinden om in zeer korte tijd een grote collectie van meer dan 25.000 beelden te voorzien van foutloos ingevoerde metagegevens. Als oplossing heeft Pictura-DP een module ontwikkeld waarbij alle werkzaamheden via het Internet uitgevoerd kunnen worden.

Aanmelding & selectie
Na een artikel en een advertentie in lokale kranten bleek dat er veel belangstelling is om thuis via Internet te werken. Belangstellenden hebben zich via de website van het project aangemeld door het insturen van een formulier met persoonsgegevens. Ook kregen de kandidaten een test bestaande uit 25 beelden die zij mochten beschrijven.
Vooral het resultaat van deze test is doorslaggevend geweest bij de selectie, omdat uit de test direkt blijkt of de kandidaat accuraat kan werken en of hij/zij goed de instructies heeft doorgenomen. Uiteindelijk werden 20 personen uitgekozen voor deelname.

Invoer
Via de site van het project konden de medewerkers inloggen om te werken aan een aan hen toegewezen deel van de collectie. De collectie is ten behoeve van het invoeren verdeeld in sets van 800 records, die in principe staan voor 1 dag werk. Voor de medewerkers is het een groot voordeel dat zij niet alleen zelf bepalen waar en wanneer zij werken aan hun set records, maar ook zelf kunnen aangeven hoeveel sets zij willen invoeren. Zo is het systeem heel flexibel en effectief tegelijkertijd.

Controle
Om een zo hoog mogelijke kwaliteit van de invoer te garanderen zijn alle sets tweemaal ingevoerd, door verschillende personen. Bij de module hoort dan ook een controlefunctie die de twee sets naast elkaar zet en vergelijkt. Automatisch komen dan de fouten naar voren, doordat als gegevens niet overeenkomen de informatie over het record in rood oplicht. De beheerder kan de juist ingevoerde gegevens met een klik selecteren, of zelf handmatig wijzigingen aanbrengen als dit nodig mocht zijn.

De hierboven beschreven module is als optionele module binnen Memorix verkrijgbaar.