VeleHanden.nl

Elk archief of museum heeft ermee te maken: grote hoeveelheden foto's of documenten waar veel vraag naar is, maar die niet eenvoudig doorzoekbaar zijn. U zou uw klanten blij kunnen maken met een goed digitaal systeem, waardoor uw collectie eenvoudig en snel doorzoekbaar is. Waarschijnlijk ontbreekt het u echter aan tijd en middelen om deze digitalisering zelf te doen. Vanaf januari 2012 kunt u hiervoor terecht bij VeleHanden.

VeleHanden

www.velehanden.nl is een platform voor crowdsourcing. Dat wil zeggen dat u op VeleHanden een grote groep vrijwilligers kunt inzetten om uw documenten of foto\s te voorzien van de benodigde metadata om alle bestanden doorzoekbaar te maken.

Iedereen die het leuk vindt een steentje bij te dragen kan zich aanmelden op de website. Deze deelnemers doen mee omdat ze betrokken zijn bij een bepaald onderwerp, omdat ze het leuk vinden om te doen of omdat ze er iets mee kunnen verdienen. Het kunnen bekenden van u zijn, zoals vrijwilligers die nu ook al voor u werken. Maar het kunnen ook onbekenden zijn, want iedereen kan meedoen. En zo werkt een grote groep vrijwilligers aan het toegankelijk maken van uw collectie.

Hoe werkt het?

De werking van VeleHanden kan het beste worden geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld. De eerste collectie die op VeleHanden toegankelijk is gemaakt zijn de Militieregisters. Deze Militieregisters zijn lijsten met namen van alle jonge mannen die sinds de tijd van Napoleon zijn opgeroepen voor militaire dienst. Ze bieden een schat aan informatie voor mensen die op zoek zijn naar hun voorouders. Dankzij VeleHanden zijn de Militieregisters nu doorzoekbaar.

Hoe ging dit project in zijn werk?

STAP 1: Het inrichten van een project:
De scans van de militieregister-boeken zijn op www.velehanden.nl geplaatst. Bij elke scan wordt een formulier getoond waarop de deelnemers de handgeschreven namen kunnen invoeren. Er is een pojectpagina gemaakt op VeleHanden waar deelnemers kunnen zien wat militieregisters zijn en hoe het invoeren in zijn werk gaat.

STAP 2: Het invoeren door de vrijwilligers
De gegevens van elke scan worden tweemaal ingevoerd en vervolgens gecontroleerd. Zo wordt de kwaliteit van het zoeksysteem gewaarborgd. Voor het invoeren van gegevens verdient elke vrijwilliger punten. In het geval van Militieregisters kan hij deze gebruiken om scans te downloaden waarvoor hij anders had moeten betalen. U kunt zelf bepalen of u de vrijwilligers een beloning wilt geven en waarvoor zij de opgespaarde punten kunnen inwisselen. Op het forum van de website kunnen de vrijwilligers kennis en ervaring uitwisselen.

STAP 3: Het exporteren van de gegevens:
Als laatste stap worden de gecontroleerde gegevens geëxporteerd. De Militieregisters zijn doorzoekbaar op www.militieregisters.nl. U kunt als instelling zelf bepalen wat u met de gegevens doet. Integreren binnen uw eigen website, of presenteren op een geheel nieuwe site. De keuze is aan u.

Kwaliteit verzekerd

Iedereen kan meedoen met VeleHanden. Toch moet de kwaliteit van de ingevoerde gegevens gewaarborgd blijven. Om daarvoor te zorgen zijn in VeleHanden de nodige maatregelen getroffen:

Heldere instructies:
Voor het invoeren zijn heldere instructies beschikbaar. Ook wordt bij elk veld contextgevoelige help getoond. Deze instructies zijn naar de wensen van de klant aan te passen.

Dubbele invoer:
Elke scan wordt twee keer ingevoerd. Het eindresultaat is dus nooit afhankelijk van één persoon (die wellicht nog niet zo ervaren is of een keer een foutje maakt).

Controle:
Vrijwilligers die hun sporen hebben verdiend op VeleHanden krijgen de mogelijkheid om scans te controleren. Bij het controleren van een scan kunnen zijn in één oogopslag de verschillen tussen de twee invoerders zien. Vervolgens kiest de controleur de juiste invoer, of voert zelf de correcte waarde in.

Hulp van de expert:
Als ook de controleur het niet zeker weet, kan hij de scan voorleggen aan een expert.Dit is iemand van het archief of museum die de collectie door en door kent. Voor de expert is een aprt scherm gemaakt waarin hij alle lastige gevallen kan bekijken en beoordelen.

Hoe kunt u met uw collectie meedoen?

Heeft u ook een collectie die u graag toegankelijk wil maken door middel van crowdsourcing? Dan bent u bij Pictura aan het goede adres. Wij hebben jarenlange ervaring met het indexeren van gegevens en met VeleHanden heeft u een krachtige tool in handen.

Voor deelname aan VeleHanden zijn drie varianten, afhankelijk van uw eigen voorkeur:

1. Begeleid:
   Als u niet bekend bent met de mogelijkheden van crowdsourcing of gewoon weinig tijd heeft, kunt u uw project op VeleHanden door Pictura laten begeleiden. Wij maken dan samen met u een plan voor de uitvoer, en gaan vervolgens voor u aan de slag. Daarbij zorgen wij voor het uploaden van de scans, het maken van het invoerformulier en de invoerinstructies. We verzorgen ook de werving en de begeleiding van de vrijwilligers. Aan het einde van de rit krijgt u de ingevoerde gegevens aangeleverd en sluiten we het project af.
2. Zelfstandig:
   Als u liever zelf de touwtjes in handen neemt dan kan dat ook. U krijgt dan toegang tot het beheerdersgedeelte van VeleHanden. Daar kunt u zelf uw project inrichten, een invoerformulier maken, invoerinstructies maken, et cetera. Ook de werving en begeleiding van vrijwilligers op het forum kunt u zelf uitvoeren. De kosten voor deelname aan VeleHanden zijn hierbij lager, maar u steekt er zelf wel meer tijd in.
3. Betaalde invoer:
   Als u uw collectie wel toegankelijk wilt maken, maar geen gebruik wilt maken van de inzet van vrijwilligers, kan dit ook met VeleHanden. We gebruiken dan wel de mogelijkheden van de website, maar de invoer gebeurt door betaalde krachten. Uw gegevens zijn niet zichtbaar op het internet. Bij deze variant betaalt u een stuksprijs voor de invoer.